Leistung · Event-Check-in
Zugangskontrolle & Check-in für Veranstaltungen
Lange Schlangen am Einlass verderben jedem Gast den Start. Mein Barcode-Check-in sorgt dafür, dass auch tausende Besucher in kurzer Zeit auf dem Gelände sind – erprobt auf Geocaching-Mega- und Gigaevents mit über 10.850 Check-ins und seit 2024 auch auf Conventions.
So funktioniert die Zugangskontrolle
Barcode-System
Ihre Gäste bringen einen Barcode auf Rechnung oder Eintrittskarte mit. Helfer scannen ihn an bis zu sieben Stationen, und alle relevanten Informationen erscheinen sofort auf dem Bildschirm.
Mobiler Einlass per App
Soll der Check-in mobil laufen, stelle ich eine Android-App und passende Smartphones bereit. So lässt sich auch direkt in der Warteschlange einchecken.
Webbasiert – lokal oder online
Das System läuft im Browser und systemübergreifend, wahlweise mit lokalem Server vor Ort oder online.
Ticketservice
Gäste laden ihr Zutrittsticket selbst herunter. Das spart Versandaufwand und Rückfragen.
Alles inklusive
- Hardware: lokaler Server, sieben Laptops mit Barcodescannern und ein eigenes WLAN für den Speed-Check-in.
- Ausfallsicher: Notserver und Laptops, die eine gewisse Zeit autark weiterlaufen. Ihre Daten bleiben auf dem lokalen Server.
- Admin-Terminal: zum Verwalten und um bei Problemen schnell eingreifen zu können.
- Getrennter Betrieb: Zugangskontrolle und Warenausgabe lassen sich auf Wunsch trennen.
- Planungswerkzeuge: Helferverwaltung und -einteilung, Packlisten für Gästetaschen und Export von Zugangslisten für externe Veranstaltungsorte.
Ablauf
- AnfrageSie schildern Ihre Veranstaltung: Termin, Ort, erwartete Gäste und was am Einlass ausgegeben wird.
- PlanungGästeliste und Tickets werden eingerichtet, Helfer eingeteilt und Packlisten für Gästetaschen erstellt.
- Aufbau & EinweisungIch bringe Server, Laptops, Scanner und WLAN mit und weise Ihre Helfer vor Ort ein.
- EinlassDie Gäste werden gescannt, bekommen Armband und Tasche – und sind schnell auf dem Gelände.
Referenzen
| Jahr | Veranstaltung | Check-ins |
|---|---|---|
| 2014 | Big ÄppelFrankfurt · Geocaching-Megaevent | 2.000 |
| 2015 | Gutenberg 2015Mainz · Geocaching-Gigaevent | 3.800 |
| 2016 | Geocoinfest EuropeBerchtesgaden · Geocaching-Megaevent | 750 |
| 2016 | Cachen im grünen HerzenErfurt · Geocaching-Megaevent | 1.200 |
| 2017 | Project Let’s ZeppelinFriedrichshafen · Geocaching-Megaevent | 1.500 |
| 2018 | Stashes ’n’ StonesIdar-Oberstein · Geocaching-Megaevent | 1.600 |
| 2024 | Proud Nerd Con – Welcome to ValhallaNiederburg Manderscheid · Convention | – |
| 2026 | Asian Revolution 2026Halle 45, Mainz · Convention | – |
Was Besucher sagen
„Keine Wartezeiten beim Check-in, beim Loggen oder bei der Verpflegung.“
Besucher · Big Äppel 2014
„Vor Ort gabs viel zu entdecken, der Check-In funktionierte ohne Probleme und schnell schon am Freitag abend.“
Besucher · Gutenberg 2015
„Am Checkpoint lief alles reibungslos ohne Wartezeiten. Es gibt wirklich nichts zu meckern.“
Besucher · Geocoinfest Europe 2016
„Die vorgepackten Tüten haben für das Einchecken ganz viel Zeit gespart. Es ging alles so fix und reibungslos.“
Besucher · Stashes ’n’ Stones 2018
Häufige Fragen zum Check-in
Was brauche ich für den Check-in meiner Veranstaltung?
Im Grunde nur Ihre Gäste- bzw. Bestellliste. Server, Laptops, Barcodescanner und ein eigenes WLAN bringe ich mit, die Tickets laden Ihre Gäste selbst herunter.
Funktioniert das auch ohne Internet vor Ort?
Ja. Das System kann komplett lokal mit eigenem Server und WLAN laufen. Notserver und Laptops arbeiten bei Bedarf eine gewisse Zeit autark weiter.
Für welche Veranstaltungen eignet sich das?
Für Events mit Voranmeldung oder Tickets: Conventions, Treffen, Messen und Feste – von einigen hundert bis zu mehreren tausend Gästen.
Sind Sie auch außerhalb von Frankfurt im Einsatz?
Ja. Die Referenzen reichen von Frankfurt und Mainz über Erfurt und Berchtesgaden bis an den Bodensee.
Planen Sie eine Veranstaltung?
Erzählen Sie mir von Termin, Ort und Gästezahl – ich melde mich mit einem kostenlosen Angebot für Ihren Einlass.